1. AMAÇ
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi (“GLS İnsan Kaynakları”) gerçekleştirilen saklama ve imha faaliyetlerine istinaden iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla bu politikayı hazırlamıştır.
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında “ Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, veya Anonim Hale Getirilmesi hakkında çıkarılan 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmeliğin 3. 5. Ve 6. Maddeleri gereğince kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve yönetmelikte belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla (GLS İnsan Kaynakları) olarak uygulanacak kurallar ve sorumluklar yer almaktadır.
1.2 KAPSAM
(GLS İnsan Kaynakları);
- Çalışanlar
- Çalışan Adayları
- Ziyaretçi
- Tedarikçi
- Hizmet Sağlayıcıları
- Müşteriler
Ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin söz konusu politika kapsamında olup (GLS İnsan Kaynakları) tarafından yönetilen ve sahip olunan bütün kayıt ortamları ve kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili faaliyetler bu politika ile uygulanmaktadır.
1.3 TANIMLAR
ŞİRKET |
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi |
ALICI GRUBU |
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
AÇIK RIZA |
Açık Rıza belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
SİLME |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
ANONİM HALE GETİRME |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
YOK ETME |
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
ÇALIŞAN |
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi Personeli |
TEDARİKÇİ |
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi ile belirli bir sözleşme ile hizmet veya mal sağlayan gerçek veya tüzel kişi ve kurumlar. Tedarikçilerle olan ilişkilerde, verilerin saklanması ve imhası faaliyetinde, bunların yetkilileri, ortakları, çalışanların ve temsilcilerinin kişisel verileri bu Politika kapsamındadır. |
MÜŞTERİLER |
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi Müşterileri |
ZİYARETÇİLER |
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi adresine gelen 3. kişiler |
İLGİLİ KİŞİ |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
KANUN |
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
İMHA |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
KİŞİSEL VERİ |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
KİŞİSEL VERİ İŞLEME |
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
PERİYODİK İMHA |
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
POLİTİKA |
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
VERİ İŞLEYEN |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
VERİ SORUMLUSU |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
VERİ KAYIT SİSTEMİ |
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
KURUL |
GLS İnsan Kaynakları nezdinde kurulmuş olan ve işbu Politika’nın yürütülmesinden ve takibinden sorumlu olan Kurul |
YÖNETMELİK |
28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
GLS İnsan Kaynakları Özel İstihdam Hizmetleri Limited Şirketi; tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.
ÜNVAN |
BİRİM |
GÖREV |
…………………… |
İnsan Kaynakları |
Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur |
…………………… |
İnsan Kaynakları |
Görevlerine uygun olarak politikanın yürütülmesinden sorumludur |
…………………… |
İnsan Kaynakları |
Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından ve gerekli yatırımların sağlanması için yönetimin bilgilendirilmesinden, Elektronik kayıt ortamlarında gerçekleştirilen silme, yok etme, anonimleştirme işlemleri bakımından yürütüm ve iç denetimlerden sorumludur. |
…………………… |
İnsan Kaynakları |
Politikanın yürütülmesinden sorumludur |
3. KAYIT ORTAMI
Kişisel veriler, GLS İnsan Kaynakları tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
- Yazılımlar (ofis yazılımları )
- Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
- bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
|
- Kâğıt
- Manuel veri kayıt sistemleri
- Yazılı, basılı, görsel ortamlar
|
4. SAKLAMA VE İMHA HAKKINDA AÇIKLAMALAR
GLS İnsan Kaynakları tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1 SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMA
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, GLS İnsan Kaynakları faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
4.2 SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
GLS İnsan Kaynakları; faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir.
- 6698 Sayılı Kişisel verilerin Korunması Kanunu,
- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- 4857 Sayılı İş Kanunu
- 4904 Türkiye İş Kurumu Kanunu
- 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
- 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu
- 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
- 5651 Sayılı İnternet ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
- Aktif İşgücü Hizmetleri Yönetmeliği
Bu Kanunlar Uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri veya ilgili sürecin ihtilafa konu olması muhtemelse azami olarak ilgili kanundaki zaman aşımı süresi kadar saklanmaktadır. Herhangi bir ihtilafa konu olması mümkün görülmeyen süreçlerde ise GLS İnsan Kaynakları tarafından makul süre Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik, Kurul kararları ve rehberleri incelenerek belirlenir.
4.3 SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI
GLS İnsan Kaynakları faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 2. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel veriler işlemektedir. İlgilinin rızası ise “açık, bilgilendirmeye ve özgür iradeye dayalı biçimde” alınmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amaçları ayrıca Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde yer almaktadır.
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi, iş başvurularının değerlendirilmesi
- Potansiyel müşterilerin tespiti ve iletişim sağlanması,
- İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından ilgili kişilerin açık rızasının bulunması
- Sözleşmelerin kurulması ve sözleşmeden doğan yükümlülüklerin ifası
- Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
- Potansiyel müşterilerin tespiti ve iletişim sağlanması,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
- Ürün veya hizmet alıcısına ileri zamanlı teklif yapılabilmesi
- Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
- Kurumsal iletişimi sağlamak.
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası için Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında gerekli teknik önlemlerin alınmasını temin etmek (veri yedekleme, silme yok etme işlemlerinin kayıt altına alınması, erişim log kayıtlarının tutulması vb.),
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ilgili kişilerin talep ve şikâyetlerin sonuçlandırılması.
4.4 İMHAYI GEREKTİREN DURUMLAR
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
- GLS İnsan Kaynakları ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
durumlarda, GLS İnsan Kaynakları tarafından ilgili kişinin talebi üzerine ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde GLS İnsan Kaynakları tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
5.1 TEKNİK TEDBİRLER
GLS İnsan Kaynakları tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Güncel anti‐virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Sızma testi uygulanmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Misafir ve İç network yapıları birbirlerinden izole şekilde konumlandırılmıştır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
5.1 İDARİ TEDBİRLER
GLS İnsan Kaynakları tarafından, işlediği Kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır;
- Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
- İlgili Kişileri Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmektedir.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Çalışanlarla ve dış ilişkide olunan kişilerle gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, GLS İnsan Kaynakları tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
Kişisel verileri aşağıdaki yöntemler ile silinmektedir;
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365 gibi) |
Bulut sisteminde verileri silme komutu vererek silinir. Anılan işlem gerçekleştirirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına özellikle dikkat edilecektir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yönetici hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
6.2 KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Kişisel veriler, GLS İnsan Kaynakları tarafından aşağıda verilen yöntemlerle yok edilir:
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Kağıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kağıt kırpma makinelerinde veya arşiv alanlarında yakılarak geri dönülemeyecek şekilde yok edilir. |
6.3 KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
GLS İnsan Kaynakları Kişisel Verileri anonim hale getirebilmek için aşağıdaki bir veya birkaç yöntemi kullanabilir;
- Örnekleme,
- Gürültü Ekleme,
- Veri Değiş Tokuşu,
- Mikro Birleştirme,
- Bölgesel Gizleme,
- Alt ve Üst Sınır Kodlama,
- Değişken veya Kayıt Çıkarma,
7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
7.1 Genel Esaslar
GLS İnsan Kaynakları tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
- Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
- Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde GLS İnsan Kaynakları tarafından güncellemeler yapılır.
7.2 İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERİNİN SİLİNMESİ VE YOK EDİLMESİ TALEBİ VE SİLME‐YOK ETME SÜRELERİ
İlgili kişi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini tercihen GLS İnsan Kaynakları Başvuru formunu kullanmak suretiyle yazılı olarak veya Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle GLS İnsan Kaynakları ‘na iletir.
GLS İnsan Kaynakları başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret esas alınabilir.
GLS İnsan Kaynakları talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde GLS İnsan Kaynakları tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun GLS İnsan Kaynakları’nın hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.
İlgili kişi, işbu Politika’da GLS İnsan Kaynakları’na başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir
8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Kurum, periyodik imha süresini 24 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, GLS İnsan Kaynakları ‘da iki yılda bir periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. GLS İnsan Kaynakları kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
9. SÜREÇ BAZINDA SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
SÜREÇ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
Genel Kurul ve Yönetim Kurulu İşlemleri |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Sözleşme akdedilmesi |
Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Teklif Süreci |
5 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Log Kayıt Takip Sistemleri |
2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışanların sistem ve yazılımlara tanımlanması/tahsis/erişim yetkisi verilmesi (e‐mail adresi, kullanıcı adı, şifre, parola gibi) |
İş akdi devam ettiği sürece kontrollü olarak gerçekleştirilir. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Etkinlik ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı |
Etkinliğinin sona ermesini takiben 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Mahkeme/icra/idari merciler bilgi taleplerinin cevaplanması |
İşlem tarihinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi |
İş akdinin sona ermesinden itibaren 5 yıl veya 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan Lokasyon Kayıtları |
Kayıttan itibaren 1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan şirket GSM hattı kullanım ücret ve döküm kayıtları |
2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışanlara Araç Kiralanması Sürecinde Edinilen Veriler |
İlgili çalışana yönelik kiralama ilişkisi sona erdikten sonraki ilk periyodik imha sürecine kadar muhafaza edilir. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan Eğitimleri |
İş Güvenliğine Yönelik Alınan Mesleki Eğitim Kayıtları 15 Yıl‐ Diğerleri 10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan Adaylarına İlişkin Veriler |
Başvuru tarihinden itibaren 1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları iş yeri hekimi tarafından teslim alınır ve muhafaza edilir) |
Çalışanlar için iş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl, Tedarikçi çalışanları için ilişkinin sona ermesinden itibariyle 10 yıl. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
KVK Süreçleri (Aydınlatma, Açık Rıza, Başvuru ve Şikayetler) |
İlgili sürecin tamamlanmasından itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Silme Yok Etme Anonim Hale Getirme Kayıt Süreci |
İşlem tarihinden itibaren 3 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Fihrist ve Rehber Kayıtları‐İletişim faaliyetleri |
Son iletişim tarihinden itibaren 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Teknik Bilgi Talepleri, Müşteri Şikayetlerinin Yanıtlanması |
İşlem tarihinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Sair ilgili mevzuat gereği toplanan veriler |
İlgili mevzuatta öngörülen süre kadar |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
10. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI ve SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, web sitesinde kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Kişisel Verileri Koruması için görev atanan kişiler tarafından saklanır.
11. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.